Maître de cérémonie : check-list des questions à poser dans votre briefing !

La clé d'une animation réussie par un maître de cérémonie, un présentateur ou un modérateur, réside sans aucun doute dans la préparation de l'événement et la qualité du briefing préalable.

Je distingue 2 phases dans un briefing avec un client :

1. L'échange avec le client potentiel avant d'obtenir un contrat. C'est ici que vous aller assoir votre compétence et votre crédibilité en posant à l'organisateur les questions qui témoignent de la connaissance de votre métier. 
2. Le briefing de l'événement après avoir obtenu le rôle d'animateur officiel de la dite manifestation. 

N'oubliez pas que votre travail consiste à aider l'événement à se dérouler avec succès. Ce n'est pas seulement votre temps « sur scène », vous êtes désormais un élément essentiel de l'équipe. Votre expertise, vos conseils et astuces font partie du package. Chaque fois qu'un organisateur d'événement ou un client dit : « oh merci, je n'y avais pas pensé », vous savez que vous faites un excellent travail.

Le maître de cérémonie doit comprendre les objectifs, le ton et le style souhaités. Cela aide à éviter les malentendus et à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. 

Un briefing détaillé permet de comprendre et de planifier les transitions entre les différentes parties de l'événement de façon à maintenir un rythme agréable et à éviter les temps morts.

Pour en apprendre plus sur comment gérer l’énergie d’un public, j’ai écrit un article à ce sujet. 

Un briefing approfondi permet de recueillir des anecdotes ou des informations spécifiques qui peuvent rendre l'animation plus engageante et permettre ainsi au MC d'adapter son discours et ses interventions en les personnalisant à l'audience présente dans la salle. 

Un briefing bien structuré et complet aide le maître de cérémonie à se sentir préparé et confiant. Moins de stress signifie une meilleure performance et une ambiance plus détendue pour tous.

Commencer le processus de briefing le plus tôt possible permet de s'assurer que toutes les informations sont recueillies et partagées à temps. Malheureusement, le maître de cérémonie reçoit souvent les informations nécessaires beaucoup trop tard. 

Pour éviter cela, il est essentiel de maintenir une communication constante et proactive avec tous les acteurs impliqués. J'ai aussi pour habitude de ne rien planifier la veille ou jour de l'événement selon que l'événement se déroule en journée ou en soirée. Cela me permet de rester à la disposition de l'organisateur tout en évitant une bonne dose de stress inutile. 

J'ai pour habitude de dire que c'est parce que je prépare à 100 % que je peux improviser à 50 %. Je note tous les éléments, histoires et anecdotes intéressantes reçues par l'organisateur, par le conférencier professionnel ou glanées sur le web. Si je ne les utilise pas directement dans le discours, je peux les utiliser pendant la cérémonie si l'occasion se présente ou pour relancer un intervenant. 

Lors de la préparation d'un événement, de nombreuses, personnes pensent qu'elles peuvent donner des instructions (l'event manager, le chargé de com, le CEO….).

Je choisis toujours (avec l'organisateur) une seule personne habilitée à donner les instructions. Si toute autre personne me demande plus de temps sur scène ou de communiquer telle information, la directive est de valider cette information avec la personne de contact, la seule habilitée pour m'enjoindre de faire ou de dire quelque-chose.

Souvent, toute l'équipe impliquée est présente au briefing et c'est à ce moment que je demande qui sera ma personne de contact.

Aujourd'hui, un briefing est rarement organisé en présentiel, surtout si le MC n'est pas local. Je privilégie cependant la visioconférence à l'échange téléphonique afin de mettre en place de l'humain dans la relation avec le client. 

L'importance d'avoir une check-list et des questions récurrentes. 

Une check-list aide à ne rien oublier. Elle permet de s'assurer que tous les aspects de l'événement sont couverts.

Elle est utile au maître de cérémonie professionnel et à l'organisateur de l'événement qui décide de confier cette mission à l'équipe interne.

Vous pouvez l'envoyer au préalable à votre client et ensuite poser les questions lors d'une réunion physique ou au contraire parcourir cette liste en briefing afin de ressentir la réaction à chaud de votre client. 

Les éléments de la check-list peuvent se répartir en différentes catégories : 

1. Comprendre l'événement (raison, thème... )
2. Connaître l'audience de l'événement :
   1. Sa taille, on ne s'adresse pas à 1.000 personnes comme à 100
   2. Le pourquoi de leur présence
   3. Leurs défis du moment...
3. Optimiser le déroulé de l'événement (musique, jingles, micros...) on pense ici à tous les éléments qui pourront être modifié le jour même sans oublier de prendre connaissance des procédures d'évacuation, on n'est jamais trop prudent
4. Préparer ses différentes interventions grâce à une mise en contact avec les différents intervenants et autres conférenciers professionnels : 
   1. Introduction générale de l'événement 
   2. Présentation des orateurs et autres intervenants 
   3. Séance de questions et réponses 
   4. Remise de prix 
   5. Diffusion simultanée sur des réseaux sociaux
5. Comprendre son degré de latitude en temps que MC. Certains organisateurs donne beaucoup de liberté (trop parfois) et d'autres vous fourniront un script à respecter à la lettre
6. Prendre connaissance des expériences passées avec un maître de cérémonie professionnel, avec les points positifs et les points d'amélioration.

Le maître de cérémonie peut connaître de grands moments de solitude. J'envisage ici tous les moments où il pourrait avoir l'impression de parler dans le vide sans être écouté. Ce sera très souvent le cas si on lui demande de prendre la parole au cours d'un apéritif ou d'un dîner, phénomène aggravé lors de remises de prix longues qui peuvent très vite devenir ennuyeuses ou encore lors d'une cérémonie très protocolaire.

Il est fondamental d'identifier ces moments dès le briefing afin de préparer la manifestation en tenant compte de ces éléments. 

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