La boîte à outils du maître de cérémonie

Cet article énumère une série d'outils ou de recommandations à l'attention du maître de cérémonie ou de l'animateur d'un événement. 

Elle est destinée à leur permettre de ne rien oublier dans la préparation de l'intervention du MC. Il s'agit souvent de choses élémentaires auxquelles on ne pense pas toujours ou auxquelles on n’a pas encore été confronté.

Il n'existe pas réellement d'ordre de lecture. Les éléments sont indépendants les uns des autres. Vous prendrez la peine de les classer selon votre ordre de préférence. 

Si vous êtes l'organisateur de l'événement,

• et que vous avez décidé de confier l'organisation d'un événement à un collaborateur interne, cela vous permettra de penser à tous les détails qui pourraient vous échapper.
• et que vous faites appel à un MC, cela vous permettra de valider la compétence du présentateur choisi.

Si vous êtes maître de cérémonie, animateur micro ou modérateur, cela vous permettra de garantir à votre client la réussite de son événement.

Quand vous organisez un événement, la tentation est grande de confier l'animation de l'événement à un collaborateur interne ou d'assumer vous-même le rôle en tant que CEO ou en tant que directeur de division. 

Il peut s'agir d'une économie qui pourrait ruiner votre événement.

En tant qu'organisateur, non seulement vous devez jongler avec plusieurs rôles et une multitude de tâches à accomplir. Vous risquez donc de ne pas disposer du temps nécessaire pour bien préparer vos interventions et le regretter amèrement.

Un MC professionnel donne vie à votre événement et il possède aussi les compétences événementielles nécessaires pour n'oublier aucun détail. Cela vous permettra de vous consacrer à 100 % à vos missions et de profiter de l'événement et de vos invités. 

Si toutefois, vous décidez de ne pas recourir au service d'un pro, les recommandations énumérées dans cet article vous permettrons de préparer au mieux votre intervention en tant que présentateur de votre événement. 

Lors de la préparation d'un événement, de nombreuses personnes pensent qu'elles peuvent donner des instructions (l'event manager, le chargé de com, le CEO....).

Je choisis toujours (avec l'organisateur) une seule personne habilitée à donner les instructions. Si toute autre personne me demande plus de temps sur scène ou de communiquer telle information, la directive est de valider cette information avec la personne de contact, la seule habilitée pour m'enjoindre de faire ou de dire quelque-chose.

Cette liste reprend toutes les questions à poser à l'organisateur de l'événement et au conférencier. Cette liste a un double objectif :

- Permettre de préparer votre intervention de MC

- Attirer l'attention de l'organisateur sur des éléments de détails auxquels il n'aurait pas pensé

Vous prendrez la peine de la compléter au fur-et-à-mesure en fonction de vos expériences et de vos types d'animation si vous vous spécialisez dans un domaine, comme les événements sportifs ou les cérémonies protocolaires. (+Image capture e-mail). 

Pour approfondir vos connaissances à ce sujet, je vous recommande de lire : Maître de cérémonie : check-list des questions à poser dans votre briefing !

Vous pourriez-être tenté de laisser vos notes sur le pupitre afin de les consulter à chaque entrée sur scène. Danger ! Un orateur pourrait les emmener et sortir de scène avec. Vous risquez dès lors de vous retrouver à devoir présenter la suite de l'événement sans notes et sans maîtriser la suite du programme. 

Je numérote toujours mes pages, avant même de commencer à écrire. En tant que MC, sur scène, nous avons tendance à mélanger nos feuilles entre chaque intervention pour aller plus vite. Les numéros permettront de les reclasser très vite entre les passages sur scène. 

Je partage également une histoire vraie, d'un orateur qui a trébuché en entrant sur scène mélangeant ainsi toutes ses fiches. Il n'a pas osé prendre le temps de les reclasser ne sachant trop combien de temps cela lui prendrait et a fait toute sa présentation sans note avec beaucoup d'embarras.

De nombreux conférenciers et MC ont tendance à se montrer prétentieux et supérieurs aux personnes de la technique. Si tel est le cas, ces personnes seront peu enclines à aider le présentateur ou le conférencier en cas de souci technique. 

J'ai pour habitude de comparer un événement à un engrenage. Chaque rouage est important. Si le plus petit rouage sur bloque, l'engrenage s'arrête. 

Collaborer efficacement avec l'équipe audio et vidéo facilitera certainement votre travail et vous aidera à surmonter les inévitables urgences. 

Soyez attentif à prévoir le temps nécessaire pour briefer correctement la régie en évitant de les interrompre à maintes reprises. 

Ceci est valable pour toutes les personnes avec lesquelles vous serez amené à collaborer (hôtesses, maître d'hôtel, sécurité...).

Le travail d'animateur se compose en grande partie d'event management et ce, même s'il y a un event manager attitré. 

On n'insistera jamais assez sur ce point. Un de vos rôles en tant que MC est de surveiller et de contrôler le timing. 

Voici quelques conseils pour vous aider à y parvenir.

1. Tout d’abord, assurez-vous de rappeler subtilement à tout intervenant combien il est important de maintenir l’événement sur la bonne voie 
2. Deuxièmement, vérifiez auprès de l’orateur combien de temps lui est imparti. Dans la plupart des cas, vous n'êtes pas la personne qui a négocié avec l'orateur pour être là. Il faut donc vérifier que l'intervenant est informé du laps de temps dont il dispose.
3. Assurez-vous que l'orateur a une montre et/ou qu'un décompte visible soit positionné sur la scène. 
4. Informez l'orateur du code utilisé pour l'informer qu'il doit conclure et de la façon de vous assurer qu'il a bien reçu ce message.
5. Soyez prêt à interrompre l'orateur si vous estimer que c'est fondamental pour le bon déroulé de l'événement. En cas de débordement excessif, je prends la peine de vérifier la stratégie à adopter avec l'organisateur. Cela suppose de pouvoir faire preuve d'assertivité et de diplomatie.
6. Réduisez la durée de vos interventions en cas de retard important sur le programme. 

On renvoie ici à l'article plus approfondi sur le sujet : comment gérer le timing d'un événement. 

Le cauchemar de tout organisateur et par cascade de tout maître est de récupérer les participants dans la salle après une pause. 

Les organisateurs sous-estiment souvent le temps nécessaire pour permettre à tout un chacun d'aller aux toilettes ou d'acheter une boisson. Il en résulte de longues files d'attente ayant une incidence directe sur la poursuite du programme. Une fois soulagées et sustentées, les personnes commencent seulement à se divertir, à "networker" avec les autres participants.

Voici quelques recommandations d'usage.

1. Validez, avec l'organisateur, que les pauses tiennent compte des commodités et que le personnel horeca est suffisant pour contenter le plus de monde, le plus rapidement possible. Demander d'allonger les pauses si vous avez des doutes. 
2. Soyez vous-même ponctuel. Si vous dites que vous commencez à 13 heure, commencez à ce moment-là. Si les gens voient que vous êtes toujours en retard de 5 minutes, ils commencent à en tenir compte dans leur propre comportement.
3. Organisez des prix ou des récompenses amusants que vous distribuerez aux premières personnes qui reviennent dans la salle.
4. Ayez un morceau de musique que vous jouez toujours fort et qui signale la fin du temps.
5. Il existe différents comptes à rebours PowerPoint que vous pouvez afficher à l'écran.
6. Si possible, demandez à l'organisateur de désigner des personnes chargées de ramener les personnes dans la salle. 

Insistez sur l'importance de respecter l'horaire par tous les collaborateurs de la société. S'ils ne sont pas informés, ils peuvent devenir vos pires ennemis en discutant avec des groupes d'invités et en retardant la reprise de l'événement.

Un maître de cérémonie ne peut ignorer le thème de l'événement. Un peu de temps et de réflexion sur la façon d'intégrer ce thème dans sa présentation générale peuvent avoir un impact considérable sur sa prestation de présentateur. 

Ainsi, il pourra répéter un slogan ou encore adapter sa tenue aux couleurs de l'événement. Si on demande aux invités de porter une touche de rose ou un chapeau... arborez vous aussi ce petit plus même si ce n'est pas votre couleur favorite ou que vous pensez mal porter le chapeau. 

J'ai pour habitude de dire que c'est préparer à 100 % qui met permet d'improviser 50 % de mes interventions en tant que MC. 

Il y a un danger à avoir tout rédigé et à se contenter de réciter ce que nous avons mémorisé. Ces deux éléments peuvent amener une certaine rigidité et et le public aura du mal à « se connecter » avec vous. 

Le succès réside dans l'équilibre entre une bonne préparation et une bonne dose de flexibilité.

Vous vous promenez et vous avez une idée. Vous pensez ne pas l'oublier. Pourtant, au moment de l'utiliser, elle vous échappe. Pas moyen de s'en souvenir. 

L'astuce est ici de toujours avoir un carnet de notes (ou smartphone) à portée de mains et de noter toutes les idées, histoires, anecdotes, brise-glaces, citations qui pourraient vous être utiles pour vos animations. 

Souvent, vous ne savez pas exactement de quoi un orateur va parler et vous pouvez dès lors puisez dans vos ressources au moment des remerciement.

Pensez aussi, à la fin de chaque événement, à lister les choses que vous avez dites spontanément et qui ont bien fonctionné.

Il ne s'agit pas de vous. Il s’agit de l’événement. 

Être MC ne signifie pas mettre en valeur vos propres talents, mais bien gérer l'événement. Vous n'êtes pas la star du spectacle. Votre rôle c'est de chauffer le public avant l'entrée en scène de l'artiste ou de l'orateur.

Les participants se souviennent « d'un grand événement » et non « d'un grand MC ». Souvent, ils ignorent à quel quel point vous avez travaillé longtemps lors de la préparation et de la planification, 

Souvent, vous ne serez même pas remercié ou reconnu pour la contribution que vous avez apportée !

Certains MC commencent à rire, à prendre de l'élan et décident qu'ils passent un si bon moment qu'ils vont continuer. Montez, réchauffez-les et descendez. 

Compris cela, c'est franchir une étape importante pour devenir un MC performant et dynamique.

Après tout événement, vous pourrez évaluer votre prestation ! Si les choses ne se sont pas déroulées comme prévu, vous saurez ce que vous devez faire pour vous améliorer et vous préparer pour la prochaine fois. Si tout s’est bien passé, vous stockerez les informations pour les réutiliser.

Tout le monde n’est pas naturellement drôle et la plupart d’entre nous préfèrent quelqu’un qui est détendu et joyeux à quelqu’un qui essaie trop de divertir sans avoir les talents pour le faire. Lorsque nous insistons trop pour être drôle ou divertissant, nous demandons en réalité, au public, du soutien, de la pitié, du rire. 

Petit rappel : il ne s’agit pas de vous. Si vous n'êtes pas drôle, soyez simplement naturel, chaleureux et positif. Je pense que c'est mieux que d'essayer d'être drôle. Et si vous faites de l'humour et que ça ne marche pas, passez à la suite... sans aucune référence à ce qui vient d'être dit. 

Une autre compétence d'un MC est sa capacité de dire où nous en sommes dans le déroulé de l'événement. Vous représenter le public sur scène. Ainsi vous pouvez dire : « Je pense que le besoin de manger se fait sentir » ou « j'ai l'impression que nous n'avons encore obtenu de réponse à toutes nos questions » ... En disant ce genre de choses, vous vous associez au public en disant tout haut certaines choses qu'il pense tout bas. Cela crée des relations et renforce le lien entre les personnes présentes dans la salle.

On pense ici aux noms de famille mais aussi au jargon utilisé dans le secteur de l'entreprise pour laquelle vous intervenez. 

C'est une précaution à prendre avant l'événement et non au moment de monter sur scène. 

J'attire aussi l'attention sur l'utilisation des acronymes. Les Français en sont friands et perdent une partie de leur auditoire si des Belges, suisses ou canadiens sont présents dans la salle.

C'est particulièrement embarrassant pour un intervenant d'entendre un MC qui en fait des tonnes. 

Soyez positif, précis, reconnaissant et sincère. Vous pouvez dire que c'était génial sans suggérer que c'est la meilleure présentation que vous ayez jamais vue. Et si c'était mauvais, vous trouverez le moyen de passer à l'intervenant suivant sans en rajouter sur la prestation passée. 

Lorsqu'un orateur est en retard ou qu'il y a des difficultés techniques, votre mission est de garder le public captif pendant l'attente. C'est ici qu'un Icebreaker peut sauver la situation. 

Vous pouvez, par exemple, demander aux personnes de se présenter à leur voisin pendant 2 minutes et inverser les rôles ensuite. 

Attention à prendre le temps de terminer l'exercice même si le souci disparaît avant le terme de celui-ci pour ne pas frustrer les participants qui n'auraient pas l'occasion de participer. 

On renvoie ici aux articles sur la présentation de l'intervenant et sur le discours d'ouverture. 

Les principes de base de ces 2 articles sont de s'informer :

• Sur le thème de l'événement
• Sur le pourquoi de ce thème et des sujets choisis
• Sur la valeur ajoutée de ce thème pour les participants

Sur la crédibilité des intervenants pour présenter une conférence sur ce sujet. 

Afin de ne pas avoir de regret, pensez à demander à l'organisateur si la société est présente sur les réseaux sociaux et si un hashtag est en usage pour l'événement. Si c'est le cas, vous pouvez participer à la discussion en partageant vos observations (pertinentes) avec le hashtag. Dans le cas contraire, vous pouvez proposer d'en instaurer le communiquer à l'audience de la conférence à des moments réguliers durant l'événement.

Bien articuler est un must pour tout maître de cérémonie. Cela va d'une part diminuer une partie du stress lié à la prise de parole, vous donner de l'assurance et augmenter votre impact auprès de votre audience. 

Soigner son articulation permet aussi de ne pas parler trop vite et d'instaurer des moments de respiration pour vous et pour votre audience qui doit elle aussi assimiler l'information reçue, ce qui est impossible avec un rythme trop rapide. 

Des recherches cognitives sur le fonctionnement du cerveau ont en effet démontré que tout public décroche après dix minutes.

Le MC devra constamment veiller à maintenir le niveau d'énergie des participants, voire le remonter si l'orateur qui sort de scène a endormi les participants plutôt que de les animer.

L'article spécifique sur le sujet : comment gérer l'énergie d'un événement dresse un inventaire des diverses techniques à la disposition de l'animateur pour insuffler de l'énergie dans une salle. 

Au delà de 20 personnes, un micro est indispensable. Il donne contrôle, confiance et clarté. Tous les coaches vocaux sont unanimes. Les micros sont faits pour s'en servir. Une vérification avant l’événement est essentielle pour garantir que le son atteint toutes les personnes présentes dans la pièce. En cas d'intervenants multiples le MC s'assure également que tout un chacun est capable d'utiliser un micro et rassure si nécessaire.

Conférencier, modérateur, animateur, présentateur, devraient être compris par un enfant de 10 ans. On conseille de privilégiez les phrases courtes :(sujet, verbe, complément) et de parler au présent. 

En tant qu'animateur d'un événement, vous êtes en charge du bien-être de l'ensemble de l'événement et en particulier du confort de votre public.

Pensez à gardez un œil sur la température de la salle de conférence et à l'adapter en cas de doute.

Les salles chaudes et étouffantes font dormir le public surtout après le repas ou en fin de journée. 

Essayez de commencer avec une température assez basse, car la chaleur augmentera à mesure que les participants rempliront la salle.

C'est aussi un des rôles du MC. J'ai toujours quelques morceaux et jingles en réserve que je propose à l'organisateur qui n'a pas pensé à cela.

● Lorsque des gens entrent dans la pièce

● Pour signaler que vous avez fait une pause

● Pour leur signaler qu'ils doivent retourner dans la salle et prendre place

● Des jingles pour accueillir un intervenant sur scène

● De la musique douce pendant que les gens discutent à table ou réfléchissent

C'est une constante dans le métier de l'animation d'événements. Nous ne recevons jamais les informations au moment où nous souhaiterions les recevoir. Il est donc impératif de réserver du temps pour pourvoir préparer au moment où nous recevons ces informations.

Sur le même sujet : 

• maître de cérémonie : ckeck-list des questions à poser dans votre briefing
• dans quel domaine exercer en tant que maître de cérémonie
• Maître de cérémonie : guide complet pour un discours d’ouverture impactant